Vous avez une boite Gmail pour entreprise ? ou une boite Yahoo ?
Vous faites partie de ces nombreuses entreprises guinéennes ou africaines qui n’ont pas encore compris l’intérêt et la nécessité d’un mail professionnel et les dangers de ne pas en avoir ?
Il existe un bon nombre de raison pour lesquels vous devez avoir un émail professionnel, dans cet article nous nous attarderons sur ceux qui sont les plus importants. Il est impossible de compter en Guinée et en Afrique plus généralement, les entreprises qui ont des boites Gmail, Yahoo, etc….
Commençons par la plus dangereuse :
Les risques sur vos données
Si vos employés utilisent leur boite e-mail personnelles ou une boite Gmail, l’historique des communications et données échangées au nom de l’entreprise se font sur cette adresse et peuvent devenir inaccessible si :
- L’employé s’en va de bonne ou mauvaise foi avec le mot de passe et/ou son email
- Le mot de la passe de la boite devient irrécupérable à travers les systèmes de récupération pour une raison ou pour une autre (Ça arrive !!!)
Une boite pro vous permet de gérer l’ensemble des emails de l’entreprise à travers une interface ou vous êtes le vrai maitre. Un employé qui s’en va voit juste sa boite désactivée mais toujours accessible par l’administrateur de l’entreprise donc l’historique des échanges, les fichiers, rapports et autres toujours dans les archives de l’entreprise.
Un bon nombre d’entreprise a dû faire les frais de ce genre d’« accident »
L’image de marque et la confiance
Une entreprise est censée apporter un sentiment de sécurité et de confiance dans son environnement afin que les personnes morales ou physique soit plus sereines pour faire affaire avec elle.
N’importe qui peut créer une boite Gmail ou gratuite. Le développement des nouvelles technologies vient avec son lot de désagréments parmi lesquels la multiplication des arnaques en tout genre sur le net. Un email professionnel vous donne un certain degré de certification puisque votre nom de domaine vous appartient et peut être vérifié.
En ayant une adresse professionnelle, vous développez une image de marque de sérieux et professionnalisme dans le monde professionnel.
Sécurité : Spam, Virus, et autres
Lorsque vous envoyez des emails à partir d’un email professionnel, les serveurs qui traitent le sérieux d’un email (spam, virus, etc…) sera plus enclin à vous considérer comme « sûre » et ne vous mettre pas dans les « spams » ou votre email risque de ne jamais être lu par son destinataire.
Un email non lu dans certaines situations peut avoir des conséquences dramatiques pour une entreprise.
Publicité
Un email professionnel est aussi une forme de publicité puisque que le nom de votre nom de domaine s’affiche faisant ici la publicité de votre marque et une incitation à visiter votre site internet. Sans oublier que vos clients par la même occasion se souviendront beaucoup plus facilement de votre adresse.
En réalité, votre présence professionnelle en ligne doit comprendre :
- Votre site internet ou les éventuelles parties prenantes de votre entreprise pourront se rendre pour avoir des informations sur votre entreprise, et pouvoir interagir avec vous.
- Vos emails professionnels
- Vos pages sur les réseaux sociaux qui sont pertinents pour vous (ils ne le sont pas tous)
Mais c’est un sujet plus large que nous aborderons dans d’autres articles….
Cet ensemble doit obéir à une cohérence qui apporte le sentiment d’assurance au client qu’il interagit avec un professionnel.
Et si vous préférez l’interface de votre fournisseur de boite gratuite, il est tout à fait possible de gérer votre email professionnel à partir de Gmail par exemple.
Pour conclure
Une messagerie professionnelle est un gage de qualité, de sérieux et de sécurité pour une entreprise. Vos données n’ont pas de prix, votre image de marque en tant que professionnel doit être la plus reluisante.
A offre égale avec vos compétiteurs, votre marque est ce qui fera la différence
Et même en ayant une offre supérieure en cout, les gages de sérieux et de professionnalisme peuvent justifier la différence de prix que vous avez avec votre concurrence. Les clients achètent un résultat et non un produit ou un service, ils iront toujours là où ils pensent être sûr de l’avoir.
Somparé Abdoulaye Chimère
